Умение общаться, визуализировать предложение партнерам, эффективно работать в процессе презентации – одна из важнейших компетенций для сотрудников, общающихся с партнерами, для руководителя.
Что такое коммуникация?
Коммуникация – это личное или опосредованное взаимодействие двух или более людей с целью обмена информацией (см. рисунок 1). Следует учитывать, что информация сама по себе не имеет ценности. Ценность информации формируется в тот момент, когда на её основе становится возможным принятие решения.
Особенности современных коммуникаций
Коммуникации сегодня имеют ряд отличительных черт:
- Опосредованность. Люди, в том числе, в деловом мире всё больше общаются с помощью разнообразных устройств, блогов, социальных сетей и пр.
- Акцент на визуальный ряд. Сегодня принято представлять свои идеи не только словами, но с помощью инфографики и других средств визуализации.
- Минимализм. В отличие от предыдущих веков, требование современности, особенно в сфере бизнеса – это экономия времени. Сообщения должны быть лаконичными.
- Однозначность формулировок. Сообщения должны быть не только короткими, но также ясно выражать мысль. Деловые сообщение в идеале должны заключать в себе вывод / предложение.
Как оценивать эффективность коммуникаций?
Эффективность коммуникаций зависит от различных параметров, которые следует рассматривать, если есть необходимость оценить эффективность той или иной коммуникации или составить план новой коммуникации.
- Цель. Любая деловая коммуникация преследует прагматическую цель, этим она отличается от просто приятной беседы. Пока вы не сформулировали для себя цель, в коммуникацию вступать бессмысленно.
- Факторы влияния. Чтобы строить эффективные коммуникации нужно понимать, что влияет на успех в общении. У переговорщика должен быть некий «чек-лист», по которому он сможет планировать новые коммуникации и оценивать уже состоявшиеся.
- Коммуникативные особенности партнера. Все мы смотрим на мир по-своему (см. рисунок 2). Любая коммуникация уникальна, потому что люди очень разные, и следует знать и учитывать их манеру общаться и пр. для достижения наилучших результатов.
- Личные коммуникативные особенности. Вы, как любой другой человек, имеете свою манеру общения, свои сильные и слабые стороны как переговорщика. Важно заниматься рефлексией, и изучать свои особенности.
Правила, по которым строится коммуникация
Чтобы коммуникация состоялась и позволила вам достигнуть своих целей, помните о простых правилах.
Правило Паретто. Лишь 20% переданной и получено в ходе коммуникации информации действительно влияет на принятие решения. Остальные 80% должны работать на эти 20%.
Правило 7+/– 2 . Объём человеческого внимания ограничен, поэтому объём информации, которую вы хотите донести до сознания слушателей/читателей также должен быть ограничен. Например, если в документе больше десяти страниц, то вероятность, что все его прочтут и усвоят, резко снижается.
Правила восприятия информации. При подготовке презентаций и выступлений следует ориентироваться не только на то, что вы хотите сказать, но также учитывать особенности и ограничения человеческого восприятия. Например, не стоит оформлять «красиво», нужно оформлять так, чтобы внимание невольно останавливалось на ключевых моментах.
Правило групповой динамики. Если в коммуникации принимают участие больше двух человек, то, кроме названных выше личных коммуникативных особенностей каждого переговорщика, нужно учитывать эффекты, которые возникают благодаря взаимодействию между ними. Не учитывать реакции, которые рождаются именно в группе, нередко означает провалить коммуникацию.
Барьеры в общении
Ещё один важный параметр, определяющий успех коммуникации – так называемые фильтры разного рода. Научиться обходить эти фильтры – означает научиться настраиваться на собеседника и говорить с ним на одном языке. Если же этого не делать, то велика вероятность возникновения недопониманий и конфликтов между собеседниками. Вот самые распространённые фильтры (см. рисунок 3):
- семантические барьеры (например, использование узкопрофессиональной лексики или жаргона);
- ценностная оценка (разница в мировоззрении);
- субъективная интерпретация (источник информации и её получатель могут по-разному понимать одни и те же явления и делать разные выводы из одних и тех же фактов);
- статусные различия (если люди занимают слишком разные позиции в социальной или корпоративной иерархии, то это неминуемо сказывается на их коммуникации и способствует появлении. Незримого барьера);
- индивидуальные особенности восприятия (например, новое поколение предпочитает получать информацию в иной модальности, нежели предыдущие поколения; молодым людям крайне сложно усваивать сообщение, если оно представлено в виде длинного печатного текста без визуальных и интерактивных элементов и пр.).
