При жёстко-гибком планировании нужно составлять список гибких задач и расставлять их по приоритетам.
Классическая техника, которая позволяет это делать, называется матрица Эйзенхауэра, по имени ее автора – Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, президента США. Он предложил разделить ежедневные задачи на четыре группы, исходя из их важности и срочности:
1. Задачи типа «А»: важные и срочные
Это авралы, распоряжения руководства, форс-мажоры. У этих задач приоритет номер один. Задачи «А» не всегда такими рождаются, часто они появляются из изначально несрочных, но важных задач (тип «В»).2. Задачи типа «В»: важные и несрочные
Например, через месяц у вас важный экзамен и нужно подготовить 30 билетов – это важная, но пока не срочная задача. Если делать по одному билету в день, то задача не перейдёт в разряд срочных. Однако, к сожалению, так бывает очень редко, обычно люди откладывают несрочные дела на потом, и те превращаются в срочные, то есть переходят в категорию «А».К этой категории относятся стратегические задачи, у которых высокий приоритет, но, кажется, что время ещё терпит. Руководители признаются, что тратят на них около 20-30% времени, хотя, по науке, стратегическим задачам полагается уделять 70% времени. Постарайтесь увеличить удельный вес стратегических задач в плане дня. Например, их можно поместить в список гибких задач с высоким приоритетом.
3. Задачи типа «С»: неважные и срочные
Это рутина: почта, звонки, дергание подчиненных, неэффективные коммуникации. Такие задачи надо максимально делегировать. Если делегировать некому, то их нужно фильтровать. Например, типичная задача «С» – это электронная почта. Попробуйте завести два почтовых ящика: первый для VIP-персон. Здесь вы будете получать уведомление каждый раз, когда приходит письмо, потому что этот адрес знают лишь избранные. Во втором ящике нужно отключить уведомления о приходе писем и проверять его, например, один-два раза в сутки. Ещё один совет по работе с неважными срочными задачами – дисциплинировать подчиненных.Можно установить правило, что к вам не приходят с открытыми вопросами, а только с готовыми вариантами решения. Кстати, можно даже не приходить, а направлять электронные письма. Ещё один способ дисциплинировать подчиненных – нормировать количество посещений. Например, вас можно дёрнуть только один раз в день со всем списком вопросов, который накопился к данному моменту. Наконец, уделяйте внимание выстраиванию более эффективных коммуникаций. Разрабатываете ясные правила: в каких случаях к вам можно прийти, в каких случаях – позвонить, в каких – написать в общем чате; каковы ваши часы приёма, подписи документов и т.д.
