Бывает, что вы целый день крутитесь, как белка в колесе, а вечером не можете понять, на что ушло время. Или вы затрудняетесь запланировать задачу, потому что не знаете, сколько времени на неё потратите. Или вы чувствуете, что не очень эффективны, но не понимаете, кто и что вам мешает. Если такое случается, значит, настало время провести хронометраж и начать бороться с поглотителями времени.
Как вести хронометраж
Хронометраж можно делать в обычном блокноте или в таблице Excel, где вы будете отмечать время, когда начали и закончили выполнять какую-либо задачу. Можно строить, например, график Ганта. Хронометраж ведётся в режиме реального времени, анализировать ничего не нужно, пока рабочий день не закончился. Только в конце дня надо взглянуть на получившийся список немного со стороны, чтобы оценить, насколько эффективно было организовано время.
Можно вести тотальный хронометраж, то есть отслеживать затраты времени на все задачи, или выборочный, то есть наблюдать только то, что вас не устраивает. Например, вы беспокоитесь, что уделяете недостаточно времени стратегическим задачам или что слишком много времени у вас забирают совещания. Прежде чем что-то менять, проведите хронометраж.
Существуют специальные программные продукты для анализа времени. Например, сервисы Toggl или ATimeLogger 2, у которых есть также бесплатные версии.
Автоматический хронометраж позволяет, в том числе, решить основную проблему – часто бывает, что вы закрутились и забыли отметить время начала или завершения задачи. Программы Time Manager и RescueTime отслеживают ваши активности на компьютере и ведут хронометраж без вашего участия, запоминая, сколько времени вы провели в почте, сколько в документах, сколько в Интернете. Если вы отходите от компьютера, то по возвращении получите вопрос от программы, чем вы занимались в это время.
Борьба с поглотителями времени
Поглотители времени – это любая деятельность, которая представляется вам бесполезной и на которую вы хотели бы тратить меньше времени.
К типовым поглотителям относятся опоздания, ожидания, беспорядок, неверно организованные бизнес-процессы, неэффективные коммуникации, пробки на дорогах, а также зависание в Интернете или в соц.сетях.
У каждого есть свои любимые поглотители времени. Например, один человек любит ходить по магазинам, и шоппинг является поглотителем его времени. Другой не увлекается покупками, и тогда эта активность может стать разовой мерой для выхода из депрессивного состояния.
Пример 1
Вы целый день сидите за компьютером. У вас устали шея, голова и глаза. Чтобы отвлечься от работы, вы начинаете читать новости в Интернете. В данном случае мы имеем дело с поглотителем времени. Потому что все органы, которые до сих пор были под нагрузкой, остаются под нагрузкой. Другая ситуация – если вы целый день были в полях, со всеми говорили, язык уже не ворочается, ноги не ходят. Вы возвращаетесь на рабочее место и начинаете читать новости в Интернете. В данном случае мы имеем дело с необходимым отдыхом, на котором не стоит экономить.
Бороться с типовыми поглотителям времени (опоздания, ожидания) лучше всего помогают регламенты. Например, что произойдет с человеком, который в вашей компании опоздает на работу или на совещание? В разных компаниях этот вопрос решают по-разному. Очень часто с помощью штрафов. Например, в некоторых компаниях опоздавший сотрудник должен перевести 500 руб. в благотворительный фонд.
Пример 2
В одной компании договорились, что если кто-то опаздывает на совещание, то следующее совещание начинается на полчаса раньше. За два месяца время совещания перенеслось с 9:00 на 6:00. Когда участники приехали к шести утра на совещание, они поклялись друг другу страшной клятвой больше не опаздывать.
Важно! Не рекомендуется использовать методы, которые могут восприниматься как оскорбительные. Например, в одной крупной компании опоздавший на совещание должен был сидеть с табличкой «тормоз». Такого рода меры могут стать сильными демотиваторами.
Как убедить персонал оптимизировать своё рабочее время
В результате хронометража высвобождается в среднем 1,5-2 часа времени в день, это довольно много. У сотрудников могут возникнуть опасения, что, как только они высвободит это время, их нагрузят дополнительно, поэтому они сопротивляются проведению хронометража и введению мер для борьбы с поглотителями времени.
Вопрос мотивации следует продумать отдельно. Например, можно донести мысль о том, что за то же рабочее время без увеличения нагрузки можно будет больше зарабатывать. Это лишь один вариант, потому что материальная мотивация не всегда и не у всех является ведущей. Кого-то больше вдохновит тот факт, что в течение рабочего дня можно будет определённое время посвящать личному развитию, например, изучать иностранный язык или читать профессиональную литературу. Наконец, можно пообещать отгул тому, кто будет на протяжении трёх месяцев использовать рабочее время эффективнее остальных коллег.
