Для начала определим, эффективно ли работает HR-служба вашей компании, по общим индикаторам. Измерим следующие показатели и сравним их с другими аналогичными компаниями на рынке (бенчмаркинг).
Общие показатели для оценки эффективности работы HR-службы
- расходы кадровой службы в общих расходах компании, %;
- динамика годового бюджета кадровой службы (% увеличения, уменьшения);
- отношение численности персонала кадровой службы к общему числу сотрудников компании, %;
- расходы кадровой службы на одного сотрудника компании, руб.;
- эффективность взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, сотрудниками (по опросам смежных подразделений и сотрудников организации);
- своевременность и полнота решения задач, поставленных в корпоративных программах и планах.
ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОЦЕНКИ
- Кадровая стратегия, ее наличие, соответствие стратегии компании и внятность;
- Организационная культура, ее соответствие целям, структуре, бизнес-процессам, финансам, системе управления, кадровому составу;
- Организационная структура, ее оптимальность для выполнения целей и задач бизнеса;
- Оперативное руководство, соответствует ли качество и стиль работы топ-менеджеров и линейных руководителей желаемым целям и корпоративной культуре компании;
- Планирование человеческих ресурсов. Насколько процедура расчета потребности в персонале (в количестве и качестве) отвечает задачам бизнеса. Существует ли программа привлечения и/или подготовки персонала;
- Набор и отбор персонала. Существование программы привлечения и отбора персонала и оценка ее результативности (финансовой и качественной). Анализ изменений кадрового потенциала организации;
- Адаптация персонала. Существование написанных и используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, анкетирование по наличию проблем, возникающих в период адаптации); Наличие действующей системы наставничества;
- Обучение персонала. Соответствие целей и используемых форм и методов обучения целям и задачам компании. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ эффективности обучения. Анализ эффективности распространения в организации информации о программах обучения;
- Оценка трудовой деятельности. Существование разработанной схемы аттестации, ее эффективность, периодичность ее проведения, корректность представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации;
- Подготовка руководящих кадров (создание резерва). Существование программ формирования кадрового резерва и его подготовки. Эффективность программ развития;
- Ротация кадров и планирование индивидуальной карьеры. Наличие прописанных принципов и схем кадровых перемещений, программ индивидуального развития работников и планирования карьеры; Оценка эффективности работы этих программ;
- Система компенсаций (оплата труда). Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок в доходе сотрудника, соответствие оплаты рынку, возможностям компании, соответствие премиальных схем вкладу сотрудников, эффективности их работы. Проведение сравнительных исследований и выводы на их основе (бенчмаркинг);
- Система мотивации. Действующие мероприятия по стимулированию персонала, повышению драйва, удовлетворению потребностей сотрудников, их соответствие и оптимальность для целей и задач компании;
- Коммуникации внутри компании. Оценка обмена информацией, ее достаточности, скорости прохождения, уровня воздействия на сотрудников. Оценка эффективность проводимых мероприятий, их соответствия стратегии и задачам компании;
- Социально-психологический климат, оценка уровня социальной напряженности, лояльности к компании.
- Анализ состояния кадрового учета и наличия необходимых документов
КАК?
Первым делом по каждому направлению отвечаем себе на вопросы:
- Существует ли написанная программа (положение) по этому процессу? (да/нет)Описана ли там технология работы? Обозначены ли все важные (спорные) моменты? Понятно ли документ написан (по делу, без воды, простыми предложениями)?Соответствует ли на деле технология работы тому, что написано в положении? Если нет, то почему?Какова эффективность этой работы? Приводит ли она к нужному результату, к выполнению целей и задач компании? Если да, то максимально ли эффективно по соотношению цена-качество?
Какие-то процессы мы можем оценить самостоятельно. Например, не сложно ответить про существование и эффективность программ поиска, привлечения и отбора персонала.
Но есть процессы, которые мы можем оценить, только собрав обратную связь от непосредственно занятых в этом сотрудников. Они сообщат о состоянии системы адаптации и системы оценки в компании, об обучении и коммуникациях. Можно провести простой опрос (при условии, что вы пользуетесь доверием в коллективе). Чаще проводят анонимное анкетирование. По сложным многоуровневым процессам хорошо работает метод фокус-группы.
Кадровая стратегия
- Ее наличие,
- Соответствие стратегии компании,
- Внятность документа.
Планирование человеческих ресурсов. Набор и отбор персонала
- Рассчитывается ли потребность в персонале (в количестве и качестве);
- Насколько процедура расчета потребности грамотна (отвечает задачам бизнеса);
- Существует ли программа привлечения и/или подготовки персонала;
- Результативна ли она;
- Оценка существующей технологии подбора персонала (финансовая и качественная):
Среднее время закрытия вакансии в компании;
- Показатель укомплектованности персонала (фактическое количество сотрудников / количество по штатному расписанию);
- Объем расходов по найму, всего, в том числе на одного принятого сотрудника;
- Вновь принятые сотрудники в общем числе работающих, %;
В лучшую ли сторону меняется кадровый потенциал организации благодаря подбору:
Показатели, характеризующие качество персонала:
- структура персонала по категориям (производственный, непроизводственный, административный);
- доля административногo персонала в общей численности работников, %;
- число производственных работников на одного непроизводственного или административного сотрудника;
- возрастная структура персонала;
- образовательная структура персонала;
- половая структура персонала;
- структура персонала по стажу (продолжительность работы в компании);
- коэффициент текучести персонала по категориям и по стажу работы в компании;
- индекс стабильности персонала (отношение увольнений сотрудников со сроком работы в организации более одного года к количеству сотрудников, принятых на работу за предшествующий год, %);
- коэффициент внутренней мобильности (отношение числа сотрудников, сменивших должности в течение периода, к среднему числу сотрудников организации за период);
- показатель абсентеизма (отношение рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода, к общему балансу рабочего времени организации за этот период).
Адаптация персонала
- Система адаптации существует;
- Она прописана в документе, описаны ее процедуры, есть планы для новых сотрудников,
- Оценка их эффективности - количество работников, увольняемых в течение полугода и одного года;
- Анкетирование по наличию проблем, возникающих в период адаптации;
- Наличие действующей системы наставничества.
Обучение персонала
- Соответствие целей обучения целям компании;
- Соответствие используемых форм и методов обучения целям, финансам и культуре компании.
- Объем обучения (количество прошедших обучение/тема).
- Эффективность обучения (4-х уровневая модель Киркпатрика):
Уровень |
Что оцениваем |
Расшифровка |
Как оценить |
I уровень |
Реакция участников |
Оценка удовлетворенности содержанием и подачей материала |
Стандартные анкеты - отзывы |
II уровень |
Обученность |
Оценка объективных результатов обучения (как изменились знания) |
Тесты, опросы, наблюдение |
III уровень |
Применение |
Оценка изменения поведения (применяют ли на работе, есть ли реальные изменения) |
Наблюдение, оценка компетенций |
IV уровень |
Результаты |
Оценка бизнес-результатов (влияние на показатели компании) |
Сложно очистить от других факторов, влияющих на результат |
ROI = (Прирост доходов – Затраты на программу * 100%)/Затраты на программу
- Достаточность информации о существующих программах обучения у сотрудников.
Оценка трудовой деятельности
- Разработана ли система аттестации/оценки,
- Описана ли она в понятном всем документе,
- Периодичность ее проведения,
- Насколько эта система эффективна (способствует достижению целей и задач компании),
- Корректность представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации,
- Наличие у сотрудников индивидуальных планов развития по итогам аттестации, осуществление этих планов.
Подготовка руководящих кадров (создание резерва)
- Есть ли программа отбора кадрового резерва и его подготовки,
- Прописана ли она в понятном всем документе, с перечнем критериев для отбора и шагов подготовки,
- Существует ли текучка резервистов (%),
- Какой % подготовленных резервистов переводится на новые должности,
- Эффективны ли программы развития (кадровый резерв после подготовки успешно справляется с работой на новой должности).
Ротация кадров и планирование индивидуальной карьеры
- Наличие прописанных принципов и схем кадровых перемещений,
- Есть программы индивидуального планирования карьеры и развития работников;
- Оценка эффективности работы этих программ (отношение числа сотрудников, сменивших должности в течение года, к среднему числу сотрудников организации за год).
Система компенсаций (оплата труда)
- Стратегия развития компании связана с компенсационной политикой компании,
- Сотрудники знают стратегию и задачи компании,
- Показатели стимулирования увязаны с целями компании,
- kpi конкретны, измеримы, определены во времени, достижимы,
- Система компенсации отражает связку: содержание работы – результаты - компенсационный пакет,
- Сотрудники понимают, за что они получают заработную плату и как рассчитать свои бонусы,
- Сотрудник может влиять на выполнение поставленных задач,
- Сотрудники не считают премии по результатам работы частью своего оклада,
- Компенсации значительны и интересны работникам,
- Существующая система компенсаций в компании привлекательна и не проигрывает по сравнению с системами компенсаций в компаниях-конкурентах,
- Нет множества формальностей и ограничений при использовании системы компенсации,
- Компенсации, прописанные в компенсационной политике, выплачиваются вовремя,
- Достижение плановых показателей:
Ø Чистая прибыль
Ø Маржинальный доход
Ø Оборот (сумма выручки за определенный период времени)
Ø Срок окупаемости затрат
Ø Зарплатоемкость продукции
Ø Соотношение размера фонда оплаты труда к объему продукции (услуг)
Ø Динамика роста производительности труда.
Ø Добавленная стоимость на одного работника предприятия
Ø Размер прибыли и выручки на одного сотрудника
- Бюджет не растет, доходность увеличивается
Система мотивирования
- Наличие в компании/подразделении развитой корпоративной культуры, легенд, традиций, конкурсов и т.д.
- Благоприятный психологический климат в коллективе (в т.ч. отсутствие жалоб и сигналов от сотрудников)
- Низкий уровень текучки персонала (менее __% в год)
- Количество предложений с инициативами от сотрудников
- Количество реализованных инициатив
- И т.д.
Коммуникации внутри компании
- Скорость коммуникации внутри и между подразделениями,
- Ее конструктивность и позитивность, соответствие целям, стратегии и культуре компании,
- Охват информацией (доступность имеющейся информации по отношению к ожидаемым потребностям в ней),
- Уровень доверия к ней,
- Уровень ее воздействия на сотрудников,
- Оптимальны ли каналы (источники) коммуникации,
- Эффективны ли проводимые мероприятия (способствуют выполнению целей компании) - акции, конкурсы, корпоративные мероприятия.
Социально-психологический климат
- Уровень удовлетворенности сотрудников (по данным их опроса)
Можно сделать анкету по образу и подобию этой, включив в нее все интересующие тебя разделы:
- Уровень текучки
Текучесть = (Уволенные + Принятые)/2_________ х 100%)/ Среднесписочная численность (ССЧ)
ССЧ = (Числ. на начало периода + Числ. на конец периода)/ 2
ССЧ (кварталы) = (ССЧ I квартал + ССЧ II квартал +…..)/ n (кол-во кварталов)
- Индекс стабильности персонала (кол-во сотрудников, проработавших в компании не менее года, к общему кол-ву сотрудников)
- Средний стаж работы в компании
- Индекс лояльности к компании
Анализ состояния кадрового учета и документооборота
- Учет ведется в специализированной программе;
- Программа работает без сбоев, данные не теряются;
- Все необходимые данные по сотрудникам своевременно вносятся;
- Бухгалтерия имеет прямой доступ к внесенным вами данным;
- Проводим аудит обязательных кадровых документов:
Проведенный кадровый аудит поможет определить текущее состояние всех hr-направлений и процессов. И тогда, зная желаемое состояние, вы определите величину (глубину) разрыва и составите план по его ликвидации (или хотя бы уменьшению).
HR-направление |
Текущее состояние* |
Желаемое состояние |
Что надо сделать (план) |
[1] ROI (Return on Investments) - возврат на инвестиции.
Надеемся данный материал будет полезен для вас. Приглашаем вас пройти повышение квалификации на курсах для специалистов по управлению персоналом, директоров по персоналу в УЦ "ПрофРазвитие". Оставляйте заявку прямо сейчас!