Предмет курса повышения квалификации
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации (секретарь руководителя, помощник руководителя) – технологии секретарского обеспечения управления в организациях, учреждениях, органах государственной власти.
Цель курса – изучение особенностей организации современного секретарского обслуживания, выяснение основных проблем данной профессиональной деятельности.
В результате изучения дисциплины решаются следующие задачи:
- рассмотрение законодательных, нормативно-методических актов, используемых секретарями в профессиональной деятельности;
- характеристика современных квалификационных требований к различным категориям секретарей, их должностных обязанностей;
- выяснение роли секретаря в системе управления организацией;
- определение типовых структур секретариатов;
- рассмотрение необходимых деловых и личных качеств секретаря;
- ознакомление студентов с требованиями к рабочему месту и организации работы секретаря;
- определение административных, организационных и делопроизводственных функций в деятельности секретаря;
- формирование практических профессиональных навыков по бездокументному и документационному обеспечению руководителя и организации.
У студентов должны быть развиты навыки по организации рабочего дня руководителя, ведению и документированию телефонных переговоров, подготовке различных совещаний, по оформлению и представлению документов к докладу руководителю, систематизации, классификации документации, подготовке документов к архивному хранению.
Получаемые знания
-
Знать роль секретаря в системе управления организации, порядок организации, работы приемной руководителя, рабочего места; требования к документированию деятельности офиса, порядку работы с документами.
- Уметь выполнять профессиональные задачи в соответствии с квалификационными характеристиками секретарей разных категорий; составлять, оформлять различные документы в соответствии с установленными правилами, выполнять все делопроизводственные операции.
- Владеть практическими навыками организации офисных мероприятий, заседаний, презентаций, выставок и т. п. владеть административным опытом.
Программа курса
Секретарь в современной структуре управления
Основные требования к квалификации и знаниям секретарей. Функции, должностные обязанности и права секретаря. Связи по должности.
Регламентация работы секретаря
Законодательное регулирование использования языков в официальном делопроизводстве. Регламентация документирования информации. Ответственность за разглашение информации. Нормы времени на выполнение секретарско-референтских работ. Регламентация работы секретаря в локальных нормативных актах организации.
Организация работы секретаря
Условия труда секретаря. Организация рабочего места секретаря. Планирование рабочего дня.
Документное обслуживание деятельности руководителя: требования к составлению и оформлению документов
Требования к оформлению реквизитов. Бланки, их назначение и применение.
Документное обслуживание деятельности руководителя: документирование управленческой деятельности
Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы.
Документное обслуживание деятельности руководителя: организация работы с документами
Документооборот, его организация. Регистрация документов, контроль их исполнения и организация справочно-информационного обслуживания. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, номенклатура дел. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, порядок подготовки и передачи дел в архив.
Организация приема посетителей и личного приема граждан
Правила и организация приема граждан.
Организация телефонных переговоров, подготовка деловых встреч и переговоров
Правила телефонного общения. Подготовка деловых встреч и переговоров.
Подготовка и проведение совещаний
Классификация совещаний. Подготовка различных типов совещаний и их проведение (обслуживание). Документирование работы совещаний.
Подготовка командировок руководителя
Виды командировок и этапы подготовки командировки. Документальное оформление командировки.
Организация связей с общественностью
Организация связей с общественностью. PR-мероприятия.
Информационное обслуживание руководителя
Работа секретаря по информационному обслуживанию руководителя.
Функции секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства
Конфиденциальная информация и коммерческая тайна. Способы защиты конфиденциальной информации. Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
Организация протокольных мероприятий
Деловой этикет, имидж секретаря руководителя. Этикетные письма, визитные карточки, подарки. Приемы, сервисные функции секретаря.
Психология общения секретаря
Секретарь и руководитель, взаимоотношения полов. Взаимоотношения секретаря с коллегами. Конфликтные ситуации.
